주주명부·회계장부·이사회 의사록 — 회사가 열람을 거부하면 소송과 비송으로 구분해 대응해야 합니다

법률사무소 최앤컴퍼니 대표변호사 최준홍 · 기업송무 / 경영권 분쟁 · 읽는 시간 7분

지난 글에서 임시주주총회 소집청구와 법원의 소집허가 절차를 정리했습니다.

그런데 실무에서 소집청구보다 먼저 마주치는 관문이 있습니다. 정보입니다.

다른 주주들에게 연락하려면 주주명부가 필요하고, 경영진의 문제를 입증하려면 회계장부가 필요하며, 이사회에서 무슨 결정이 있었는지 확인하려면 이사회 의사록이 필요합니다.

상법은 이 세 가지 모두에 열람·등사청구권을 두고 있습니다. 문제는 경영권 분쟁 국면에서 회사가 순순히 내주는 경우가 드물다는 것입니다.

그리고 여기서부터가 이 글의 주제입니다. 회사가 거부했을 때 취해야 할 법적 조치가 대상별로 소송사건과 비송사건으로 구분되어 있고, 이를 섞어서 신청하면 일부가 각하될 수 있습니다.

결론부터 말씀드리면 이렇습니다.

하나, 요건이 다릅니다. 주주명부는 주식 1주만 있어도 이유 없이 청구할 수 있고, 회계장부는 3% 이상 지분과 이유를 붙인 서면이 필요하며, 이사회 의사록은 1주로 되지만 주주권 행사를 위한 필요성을 소명해야 합니다.

둘, 법적 조치는 소송과 비송으로 구분해서 해야 합니다. 주주명부와 회계장부는 소송사건(본안소송·가처분)으로, 이사회 의사록은 비송사건(법원의 허가 신청)으로 진행됩니다. 같은 분쟁에서 같은 목적으로 청구하더라도 대상에 따라 신청을 나눠서 해야 합니다.

셋, 결정문을 받는 것과 실제로 받아내는 것은 별개입니다. 회사는 결정을 받고도 버틸 수 있습니다. 그래서 간접강제(위반 시 1일당 금전 지급)를 처음부터 함께 설계해야 합니다 — 가처분은 신청 단계에서 간접강제를 병기해 구하고, 이사회 의사록은 간접강제를 붙이기 어렵다는 한계까지 계산에 넣어 설계해야 합니다.

▍ 첫째 관문 — 무엇을, 어떤 요건으로 열람할 수 있나

주주명부(정관·주주총회 의사록·사채원부 포함) — 상법 제396조는 회사에 이 서류들의 비치 의무를 지우고(제1항), 주주와 회사채권자는 영업시간 내에 언제든지 열람 또는 등사를 청구할 수 있다고 정합니다(제2항). 지분율 요건이 없는 단독주주권이고, 조문상 이유 기재도 요구되지 않습니다. 경영권 분쟁에서 가장 먼저 확보할 대상입니다 — 다른 주주가 누구인지, 지분 분포가 어떤지를 알아야 위임장 확보든 소집청구든 다음 단계가 가능하기 때문입니다.

다만 무제한은 아닙니다. 판례는 주주명부 열람등사청구도 권리를 남용하는 것으로 인정되는 경우 — 회사를 괴롭히거나 경쟁 목적 등 — 회사가 그 부당성을 증명해 거부할 수 있다고 봅니다.

회계장부와 서류 — 상법 제466조는 문턱을 높입니다. 발행주식총수의 3% 이상을 가진 주주가, 이유를 붙인 서면으로 청구해야 합니다(제1항). 회사는 그 청구가 부당함을 증명하지 못하면 거부할 수 없습니다(제2항). 이유는 막연히 '경영 감독을 위하여'로는 부족하고, 어떤 의혹을 어떤 장부로 확인하려는 것인지 구체적으로 적어야 한다는 것이 판례의 태도입니다. 청구서 작성 단계에서 가장 공을 들여야 하는 부분입니다.

이사회 의사록 — 상법 제391조의3은 주주가 영업시간 내에 열람·등사를 청구할 수 있다고 하면서(제3항), 회사가 이유를 붙여 거절할 수 있고, 이 경우 주주는 법원의 허가를 얻어 열람·등사할 수 있다고 정합니다(제4항). 지분율 요건은 없지만, 허가 신청 단계에서 의결권·대표소송·이사 해임 청구 같은 주주권 행사를 위해 필요하다는 점을 소명해야 합니다.

▍ 둘째 관문 — 회사가 거부하면, 소송과 비송을 구분해서 법적 조치를 해야 합니다

여기가 이 글에서 가장 강조하고 싶은 부분입니다.

주주명부·회계장부에 대한 법적 조치는 소송사건입니다. 본안소송(열람등사청구의 소)을 낼 수 있지만, 경영권 분쟁은 시간이 승부이므로 실무의 중심은 열람등사 가처분입니다. 열람이 이루어지면 그 자체로 목적이 달성되는 이른바 만족적 가처분인데, 판례와 실무는 이를 허용합니다. 임시주총 일정이나 정기주총 시즌이 걸려 있다면 본안을 기다릴 이유가 없습니다.

이사회 의사록에 대한 법적 조치는 비송사건입니다. 대법원은 상법 제391조의3 제4항에 따른 이사회 의사록 열람 등 허가사건이 비송사건절차법 제72조 제1항에 규정된 비송사건이므로, 민사소송의 방법으로 이사회 의사록의 열람·등사를 청구하는 것은 허용되지 않는다고 판시했습니다(대법원 2013. 11. 28. 선고 2013다50367 판결). 가처분이나 본안소송이 아니라 법원에 대한 허가 신청으로 가야 하고, 관할은 회사 본점 소재지 지방법원 합의부입니다(비송사건절차법 제72조 제1항).

이 구분이 만드는 실무상 주의점이 있습니다. 분쟁 국면의 주주는 보통 회계장부와 이사회 의사록을 함께 확보하고 싶어 하는데, 회계장부 열람등사 가처분 신청서에 이사회 의사록을 끼워 넣으면, 의사록 부분은 소송의 방법이 허용되지 않는다는 위 법리에 따라 각하될 수 있습니다. 같은 당사자, 같은 분쟁, 같은 목적인데도 서류를 두 갈래로 나눠 내야 하는 것입니다. 이 구분은 절차의 불편일 뿐이라는 비판이 실무계에서 나오지만, 현재의 법 상태가 그러하므로 신청서는 처음부터 나눠 준비하는 것이 안전합니다.

그러면 가처분이든 허가든, 법원의 결정문을 받으면 끝일까요. 그렇지 않습니다. 회사는 결정을 받고도 버틸 수 있고, 그 가능성까지 계산에 넣는 것이 다음 관문입니다.

▍ 셋째 관문 — 회사는 법원 결정문을 무시할 수도 있습니다: 그래서 간접강제를 처음부터 함께

열람등사 의무는 회사가 스스로 이행해야 하는 성질의 채무(부대체적 작위의무)라서, 집행관이 대신 집행해 줄 수 없습니다. 가처분 결정이든 허가 결정이든, 결정문을 받아냈더라도 회사가 이를 무시하고 버티면 열람은 실현되지 않습니다.

그래서 이 유형의 사건에서는 회사가 버틸 가능성을 전제로, 신청 단계에서부터 간접강제를 함께 설계해야 합니다. 민사집행법 제261조는 채무자가 정해진 기간 내에 이행하지 않으면 늦어진 기간에 따라 일정한 배상을 명할 수 있도록 정하고 있고, 이것이 이 유형에서 이행을 이끌어내는 사실상 유일한 강제 수단입니다.

주주명부·회계장부 — 가처분을 신청하면서 간접강제를 함께 구합니다. "채무자는 채권자에게 별지 목록 기재 장부를 열람·등사하게 하라. 위반 시 1일당 ○○원을 지급하라"는 형태의 주문을 받아두면, 회사가 불응하는 순간부터 금전 부담이 쌓이기 시작하므로 실제 이행을 이끌어내는 압력이 됩니다.

실제 가처분 결정례들이 이 방식을 확인해 줍니다.

주주명부 사건에서는, 열람등사 가처분을 인용하면서 위반일수 1일당 500만 원의 간접강제를 함께 명한 결정들이 있습니다(창원지방법원 2024. 8. 9.자 2024카합10179 결정 — 채권자는 1일당 5,000만 원을 구했고 법원이 500만 원으로 정했습니다 / 서울서부지방법원 2023. 12. 8.자 2023카합50524 결정 — 30일간의 열람·등사와 함께 변호사·공인회계사 등 보조자의 동반까지 주문으로 허용했습니다).

회계장부 사건에서도 같습니다. 서울중앙지방법원은 30일간 장부·서류의 열람·등사(사진 촬영, 이동식 저장매체 복사, 파일 제공 포함)를 허용하면서 위반행위 1일당 300만 원의 지급을 함께 명했습니다(서울중앙지방법원 2024. 1. 26.자 2023카합21642 결정 — 채권자는 1일당 3,000만 원을 구했습니다).

본안소송에서도 마찬가지여서, 회계장부 열람·등사를 90일간 명하면서 위반일 1일당 70만 원의 지급을 함께 명한 항소심 판결이 대법원에서 그대로 확정된 사례가 있습니다(수원고등법원 2024. 6. 13. 선고 2023나22732 판결, 대법원 2024다262142 상고기각으로 확정).

1일당 금액은 회사 규모와 사안에 따라 수십만 원에서 수백만 원 수준까지 다양하게 정해지고, 신청 금액에서 법원이 상당히 감액하여 정하는 경향이 확인됩니다.

가처분 결정을 받을 때 간접강제를 빠뜨렸다면 민사집행법 제261조에 따라 별도로 신청할 수 있지만, 한 번에 받아두는 것이 시간과 비용 모두에서 낫습니다.

이사회 의사록 — 허가 결정 이후까지 계산에 넣어야 합니다.

법원의 허가 결정이 내려지면 회사는 주주에게 이사회 의사록의 열람·등사를 허용할 의무를 부담합니다. 문제는 회사가 그래도 불응하는 경우입니다. 판결·가처분과 달리 비송 재판인 허가 결정은 강제집행을 전제로 하지 않아, 간접강제 같은 집행 수단을 붙이기 어렵다는 것이 현재 실무의 일반적인 이해입니다. 결정문을 받아도 회사가 버티면 이를 직접 강제할 수단이 마땅치 않은 것입니다.

이 공백은 법원 스스로도 인정하고 있습니다. 법원 산하 사법정책연구원은 2026. 5. 발간한 연구보고서에서, 서류 열람·등사 허가사건을 비송절차로 진행하면 신청인은 열람·등사할 권리가 있음을 확인받을 뿐 결정문으로 회사에 서류 제공 의무를 부과하지 못해 재판의 실효성을 확보하기 어렵다고 진단하고, 이 유형의 사건을 소송절차로 전환하는 상법·비송사건절차법 개정안을 제시했습니다(남승민, 「비송절차의 개선방안에 관한 연구 — 비송사건절차법 개정방안을 중심으로」, 사법정책연구원, 2026, 284면 이하). 제도가 바뀌기 전까지는, 이 한계를 전제로 전략을 짜야 한다는 뜻입니다.

다만 회사가 마냥 버틸 수 있는 것은 아닙니다. 정당한 사유 없이 서류의 열람·등사를 거부한 임원에게는 상법상 과태료 제재가 있고(상법 제635조 제1항 제4호), 거부로 인한 손해배상 책임의 문제도 남습니다.

▍ 실전 순서 — 다섯 단계

1단계, 서면으로 청구합니다. 내용증명으로 대상 서류를 특정해 열람·등사를 청구합니다. 회계장부는 이유를 구체적으로 기재하고(어떤 의혹, 어떤 장부, 어떤 기간), 주주명부·의사록도 청구 경위가 남도록 서면으로 합니다. 이 서면이 이후 모든 절차에서 '회사가 거부했다'는 출발점 증거가 됩니다.

2단계, 회사의 반응을 기록합니다. 거부 회신, 무응답, 조건부 응답(일부만 보여주겠다 등) 모두 그대로 보존합니다. 회사가 붙인 거부 이유는 이후 법원 단계에서 회사가 입증해야 할 '부당성'의 내용이 됩니다.

3단계, 대상별로 절차를 나눕니다. 주주명부·회계장부는 열람등사 가처분(필요 시 본안 병행), 이사회 의사록은 비송 허가 신청. 신청서를 섞지 않습니다.

4단계, 가처분에는 간접강제를 병기해 구합니다. 1일당 금액은 회사 규모와 사안의 긴급성에 맞춰 청구하되, 법원이 감액하여 정하는 것이 통례입니다.

5단계, 확보한 정보로 다음 절차를 진행합니다. 주주명부로 다른 주주와 연대해 소집청구·주주제안으로, 회계장부로 이사의 책임 추궁(대표소송·해임 청구)으로 이어지는 것이 통상의 수순입니다. 지난 글에서 다룬 임시주총 소집허가 절차가 바로 그 다음 단계입니다.

▍ 회사 쪽에서 보면

경영진 입장에서도 정리해 둘 것이 있습니다. 열람등사 청구를 받았을 때 감정적으로 전부 거부하는 것은 최악의 대응입니다 — 회계장부는 부당성 입증 책임이 회사에 있고, 명분 없는 거부는 가처분과 간접강제로 돌아오며, 분쟁에서 '숨기는 회사'라는 인상은 이후 절차 전반에 불리하게 작용합니다. 거부하려면 경쟁 목적, 권리남용 등 거부 사유를 구체적 사실로 구성해 서면으로 남기고, 일부 서류는 열람 범위·방법을 협의하는 방식(사본 제공 대신 열람, 기간 제한 등)으로 대응의 정당성을 확보하는 것이 방어의 기본입니다.

▍ 마무리 — 정보가 먼저, 절차는 정확하게

경영권 분쟁의 첫 단계는 화려한 소송이 아니라 명부와 장부의 확보입니다.

그리고 그 확보는 요건(1주인가 3%인가, 이유가 필요한가), 절차(가처분인가 비송인가), 집행(간접강제)까지 정확하게 설계했을 때 계획한 일정 안에 이루어집니다. 절차를 잘못 고르면 각하로 시간을 잃고, 간접강제를 빠뜨리면 결정문을 받고도 기다리게 됩니다.

열람등사는 그 자체가 목적이 아니라 다음 절차의 준비입니다. 무엇을 위해 어떤 서류가 필요한지에서 출발해 거꾸로 설계하시기 바랍니다.

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법률사무소 최앤컴퍼니의 최준홍 대표변호사는 스타트업 사내변호사로 이사회·주주총회 실무를 직접 운영했고, 법무법인 파트너를 거치며 주주총회결의 관련 소송과 경영권 분쟁 대응을 수행했습니다.

Tel 0502-1946-2882 | Email jhchoi@choiandco.kr

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본 글은 일반적인 법률정보 제공을 목적으로 하며, 특정 사안에 대한 법률자문이 아닙니다. 작성 시점의 법령·판례를 기준으로 하고 이후 달라질 수 있으며, 열람만으로는 변호사-의뢰인 간의 위임관계가 성립하지 않습니다.

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